TELETRABALHO E RELAÇÕES LABORAIS EM CONTEXTO DE CONFINAMENTO

O novo confinamento entrou em vigor à meia-noite de sexta-feira, 15 de janeiro. Mas não se sabe exatamente quando acabará

O que foi decretado ao nível do teletrabalho?

O    Decreto Lei 3-A/2021 de 14 de janeiro é categórico sobre a obrigatoriedade de adoção do regime de teletrabalho, sempre que as funções em causa o permitam, sem necessidade de acordo das partes: “É obrigatória a adoção do regime de teletrabalho, independentemente do vínculo laboral, da modalidade ou da natureza da relação jurídica, sempre que as funções em causa o permitam.”

Desta vez, contudo, o Governo foi ainda mais além, salvaguardando que o teletrabalho pode ser “determinado unilateralmente pelo empregador ou requerido pelo trabalhador ou prestador de serviços, sem necessidade de acordo entre as partes”.

Neste aspeto, há também uma novidade: para tentar garantir que as empresas não escapam a esta obrigação, o Executivo duplicou as multas. A penalização máxima sobe de 9.690 euros para 61.200 euros no caso de incumprimento das empresas.

Nos casos em que o teletrabalho não é possível, a lei prevê que “o empregador deve organizar de forma desfasada a hora de entrada e saída dos locais de trabalho, bem como adotar as medidas técnicas e organizacionais que garantam o distanciamento físico e a proteção dos trabalhadores”.

 TELETRABALHO: RECOMENDAÇÕES PARA CONSEGUIR EFICIÊNCIA EM TRABALHO À DISTÂNCIA

 Seja em casa, ou em outro continente, existem vários fatores que possibilitam que os funcionários trabalhem como se estivessem no mesmo escritório. O trabalho remoto visto quase como ficção científica tornou-se uma realidade , praticamente sem preparação, para grande número de empresas e colaboradores mercê da pandemia global da COVI 10, o que obrigou as organizações as pessoas a uma rápida adaptação a novas condições de trabalho e a novas relações laborais.

O teletrabalho pode oferecer algumas vantagens tanto para o trabalhador como para a empresa.

Esta modalidade torna-se mais  económica para o funcionário, ao não ter que investir em tempo e recursos na deslocação para o escritório. Mas também pode ser uma vantagem competitiva para a empresa, em especial na conjuntura atual mantendo-a em atividade e não perdendo o contacto com clientes e fornecedores o que de outra forma não seria possível dadas as restrições de mobilidade, por motivos sanitários.

O desafio surge quando se  tenta manter uma equipa robusta, capaz de se comunicar com eficiência e preservar a cultura da empresa. A boa notícia é que a sua empresa não é a primeira a passar por isso e existem várias soluções para esse problema.

Partilham-se aqui algumas recomendações para trabalhar em casa e para gerir os funcionários que estão à distância:

1. Integração do teletrabalho na cultura da sua empresa:

Em contexto de teletrabalho além de manter uma comunicação constante, será necessário estabelecer regras claras para que os colaboradores entendam as vantagens e os desafios do teletrabalho.

A chave para uma estratégia bem-sucedida e eficiente é criar uma cultura do teletrabalho na sua empresa, de forma a que todos os funcionários reconheçam os desafios, benefícios e as regras do teletrabalho.

2. Liderança pelo exemplo

 Pode ser fácil perder o controlo do desempenho, dos desafios ou das necessidades diárias dos trabalhadores remotos. Mas deve haver um esforço para que os que estão a trabalhar à distância sejam sempre uma prioridade na empresa.

A liderança deverá assegurar as necessidades dos funcionários remotos. Entre outras coisas, é importante chamar os colaboradores remotos a intervir durante as reuniões e fornecer-lhes as ferramentas e a tecnologia que lhes permitam participar. Um espaço tranquilo, ecrãs e equipamento de som são essenciais.

É importante dar o exemplo nestes casos.

3. Um espaço de trabalho dedicado com as condições necessárias

 A nível individual, o local  de trabalho é importante e deve ser transformado no seu escritório. Normalmente não está interiorizado o hábito de trabalhar à distância porque não vemos na nossa casa um local de trabalho. Por isso, é importante dedicar um espaço específico da casa para trabalhar. Se existir uma mesa de estudos ou uma mesa confortável fora do quarto, será a escolha perfeita.

É ainda necessário garantir a disponibilidade de  todo o material indispensável para exercer o trabalho fora do escritório. Além do computador de trabalho, auscultadores e microfones,  todos os softwares instalados e as senhas de todos os programas que serão utilizados. É muito importante ter uma ligação rápida e estável de internet assegurando uma comunicação fácil e rápida  com os colegas de trabalho, fornecedores e clientes e também ter reuniões on-line.

Para um maior controlo de dados entre as equipas é essencial trabalhar com documentos na nuvem com aplicações como o Google Drive ou o Dropbox, se não tiver um software dedicado na gestão da empresa com esse acesso.

4. Adapte as vantagens do escritório

As pessoas que trabalham remotamente tendem a perder as pequenas vantagens de estar no escritório como as  pequenas conversas com colegas que lhes permitem conviver ou trocar informações sobre o trabalho.

Em muitas empresas, são enviadas pequenas notas ou boletins internos com informações sobre a equipa para que todos saibam o que acontece. É recomendável manter  canais de comunicação abertos com o  grupo de trabalho.

5. Manter as horas de trabalho e os objetivos do dia

 Além do espaço de trabalho é importante que seja mantida uma rotina constante. Isso significa estabelecer e cumprir com as horas trabalhadas e os objetivos estabelecidos. Ter sempre uma rotina similar à do escritório ou definir uma rotina única para o teletrabalho. O importante é evitar ao máximo as distrações exteriores nas horas de trabalho.

Recomenda-se a execução de uma lista com tudo o que deve ser feito durante cada dia. Se esta estiver numa plataforma online, é ainda mais fácil de a gerir. Existem plataformas limitadas e gratuitas como o google keeps para verificar as tarefas de todas a equipa, definir prioridades e acompanhar o seguimento de cada tarefa.

Mais além das tarefas diárias, é importante verificar também as tarefas semanais e mensais. Principalmente se há alguém na equipa que está a trabalhar em remoto por um período mais prolongado.

6. Marcação de reuniões e conversas frequentes para otimizar o teletrabalho

Uma das maiores dificuldades de estar numa equipa que trabalha remotamente é a motivação

Mas há uma dificuldade adicional quando não pode ir até a mesa de alguém, seja para verificar um projeto, fazer uma pergunta ou atribuir uma tarefa. Em teoria, a tecnologia deve facilitar isso. Mas apenas escrever uma mensagem no google keeps não é suficiente.

Por isso, é essencial marcar reuniões ou conversas rápidas frequentemente para garantir os progressos da equipa e que todos tenham acesso aos recursos de que precisam.

7. Utilização de ferramentas e técnicas que melhoram o teletrabalho

 A comunicação presencial e as ferramentas de colaboração em tempo real são necessárias para que todos sejam mais eficientes e produtivos. Ter as ferramentas certas permite que as pessoas se comprometam com a experiência remota.

Algumas das ferramentas mais populares que os especialistas recomendam:

• Skype: o programa mais popular de vídeo chamadas. Está conectado às contas Microsoft e é mais eficaz para conversas com apenas duas pessoas.
• Zoom: outra plataforma de vídeo chamada, o Zoom é especializado nas chamadas com muitas pessoas e para reuniões a distância.
• Microsoft Teams é uma plataforma unificada de comunicação e colaboração que combina conversação, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicações no local de trabalho.
• Google Drive: a plataforma do Google para criar e partilhar diferentes tipos de documentos. Como textos, planilhas, apresentações, imagens e muito mais. É muito útil já que várias pessoas podem utilizá-la ao mesmo tempo e abrir os documentos em qualquer dispositivo.
• Google Keeps é um serviço do Google para anotações. A aplicação permite a criação e acesso de notas (texto, áudio e vídeo) via telemóvel ou via web e pode ser sincronizado com o Google Drive.

EM QUE CONDIÇÕES SE DEVE REALIZAR O TELETRABALHO ?

O trabalhador em regime de teletrabalho tem os mesmos direitos e deveres dos demais trabalhadores, sem redução de retribuição, nos termos previstos no Código do Trabalho ou em instrumento de regulamentação coletiva aplicável, nomeadamente no que se refere a limites do período normal de trabalho e outras condições de trabalho, segurança e saúde no trabalho e reparação de danos emergentes de acidente de trabalho ou doença profissional, mantendo ainda o direito a receber o subsídio de refeição que já lhe fosse devido.

A entidade empregadora deve disponibilizar os equipamentos de trabalho e de comunicações necessários à prestação de trabalho em regime de teletrabalho. Quando tal disponibilização não seja possível e o trabalhador assim o consinta, o teletrabalho pode ser realizado através dos meios que o trabalhador detenha, competindo à entidade empregadora a devida programação e adaptação às necessidades inerentes à prestação do teletrabalho.

Sempre que a adoção do regime de teletrabalho não seja possível, a entidade empregadora deve, independentemente do número de trabalhadores, organizar de forma desfasada as horas de entrada e saída dos locais de trabalho, bem como adotar as medidas técnicas e organizacionais que garantam o distanciamento físico e a proteção dos trabalhadores, aplicando-se o disposto nos artigos 3º e 4º do    Decreto Lei nº 79-A/2020 de 1 de outubro  .