LEI 4-B/2021 E A REALIZAÇÃO DE ASSEMBLEIAS DE CONDÓMINOS

A Lei 4-B/2021 de 1 de fevereiro aditou à  Lei 1-A/2020 de 19 de março  o artigo 5º-A, específico sobre Assembleias de Condóminos

Esta norma (artº 5º-A) tem por objetivo possibilitar a realização das assembleias de condóminos que, em alguns casos, estavam por realizar há mais de um ano, sobretudo aquelas que se destinam a aprovar obras e deliberar sobre assuntos mais urgentes.

Procura-se, desta forma, incentivar a realização de assembleias através de meios de comunicação à distância, pelo menos durante o ano 2021.

Deixamos aqui a análise que fizemos a cada um dos pontos desta norma:

Nº 1

“A realização de assembleias de condóminos obedece às  regras aplicáveis à realização de eventos corporativos , vigentes em cada momento e para a circunscrição territorial respetiva”

A definição de eventos corporativos inclui: reuniões, congressos, exposições e feiras comerciais ou de artesanato, seminários, conferências ou eventos similares, organizados por entidades públicas ou privadas, destinados aos membros ou colaboradores da instituição organizadora, que sejam realizados em espaços adequados para o efeito, sejam esta propriedade da entidade organizadora ou de terceiros.

As “regras vigentes em cada momento” respeitam no essencial às normas estabelecidas, quase a cada 15 dias pela Direção Geral de Saúde (DGS), ou pelo Governo e que estão diretamente relacionadas com a situação pandémica que vivemos.

Torna-se, portanto, necessário que a cada momento se saibam quais as regras em vigor que condicionam a aplicação da norma.

Para a circunscrição territorial respetiva: É importante saber as regras que se aplicam ao território onde se realize a assembleia (e não onde se situe o prédio ou a sede da administração)

Nº 2

“Sem prejuízo do disposto no número anterior, é permitida e incentivada a realização de assembleias de condóminos através de meios de comunicação à distância no ano 2021…”

alínea a)

“Sempre que a administração do condomínio assim o determine ou a maioria dos condóminos o requeira, a assembleia de condóminos tem lugar através de meios de comunicação à distância, preferencialmente, por videoconferência, ou em modelo misto…”

Quem decide se a assembleia é presencial, por videoconferência ou modelo misto?

• A administração do condomínio
• Mais de 50% dos condóminos (e não do valor total do prédio)

alínea b)

“Caso algum dos condóminos não tenha, fundamentadamente, condições para participar na assembleia de condóminos através de meios de comunicação à distância e tenha transmitido essa impossibilidade à administração do condomínio, compete a esta assegurar-lhe os meios necessários para o efeito, sob pena de a assembleia ter de se realizar presencialmente ou em modelo misto.”

Fundamentadamente:

Conceito indeterminado, impreciso, que tando pode ser interpretado como vinculativo, como discricionário, sendo também um termo vago, potencialmente  causador de  insegurança e incerteza, e como tal gerador de conflitualidade entre administrador e condóminos.

É importante perceber, neste contexto, o que significa factualmente “não ter condições para participar na assembleia de condóminos através de meios de comunicação à distância” de forma a ser mais claro quais poderão ser os fundamentos para essa ausência de condições.

Quando o administrador, que é simultaneamente o organizador da reunião, convoca os condóminos, deve comunicar-lhes a forma de participar que, em algumas plataformas, é através de um link ou código de identificação da reunião e código de acesso, que poderá ser, por exemplo, através de um número de telefone.

Ou seja, os condóminos poderão participar diretamente na reunião e interagir com todos os participantes da Assembleia através de computador, smartphone, tablet ou simplesmente por telefone, que consignam os “meios de comunicação à distância” previstos na norma.

Em conclusão, a fundamentação objetiva para “não ter condições para participar na assembleia de condóminos através de meios de comunicação à distância” significa em termos práticos não ter acesso a um telefone.

Compete a esta (administração do condomínio) assegurar-lhe (ao condómino que fundamente a falta de meios) os meios necessários para o efeito

Falta a concretização quanto aos meios, mas mesmo que a lei tivesse sido específica quanto a isso, não tem sentido ser esta responsabilidade imputada à administração, já que o fornecimento deste tipo de meios não cabe nas funções do administrador, nem deverá estar previsto em qualquer contrato de administração de condomínio. Essa responsabilidade, quando muito seria atribuível ao condomínio.

Porém…

A administração não assegurando os meios necessários aos condóminos que, fundamentadamente, não tenham condições para participar na assembleia através de meios de comunicação à distância, apenas está obrigada (sem incorrer em qualquer sanção) a:

• Realizar a assembleia no modelo clássico, ou seja, presencialmente, ou
• Realizar a assembleia em modelo misto

Em ambos os casos, isso só será possível quando for levantado o confinamento e as regras vigentes à altura e na respetiva circunscrição territorial o permitam.

Nº 3

“A assinatura e a subscrição da ata podem ser efetuadas por assinatura eletrónica qualificada ou por assinatura manuscrita, aposta sobre o documento original ou sobre documento digitalizado que contenha outras assinaturas”

Recordamos a este propósito o Artigo 1º do Dec. Lei 268/94, de 25 de outubro: “As atas são “redigidas e assinadas por quem nelas tenha servido de presidente e subscritas por todos os condóminos que nelas hajam participado”.

Assinatura da ata

Assinatura eletrónica certificada

• Criada através de dispositivo seguro de criação de assinatura, que se baseia num        certificado qualificado para assinatura eletrónica.

Pode ser criada através do portal “autenticação.gov” (cartão de cidadão ou chave móvel digital)

• Assinatura manuscrita:

Aposta no original (caso das assembleias presenciais ou mistas)

Aposta sobre documento digitalizado

Ordem de recolha das assinaturas:

É o administrador que a define

Nº 4

“… vale como subscrição a declaração do condómino, enviada por correio eletrónico, para o endereço da administração do condomínio, em como concorda com o conteúdo da ata que lhe tenha sido remetida pela mesma via, declaração esta que deve ser junta como anexo, ao original da ata.”

Subscrição da ata

Para os condóminos participantes na assembleia por videoconferência (mesmo quando seja realizada no modelo misto) a administração do condomínio deve enviar-lhes cópia da ata, por correio eletrónico, e estes podem subscrevê-la através de uma simples declaração em como concordam com o seu conteúdo, que deve ser assinada e enviada pela mesma via para a administração.

Minuta de subscrição da Ata

Nº 5

“Compete à administração do condomínio a escolha por um ou por vários dos meios previstos na alínea a) do nº 2 (videoconferência ou modelo misto), bem como a definição da ordem de recolha das assinaturas ou de recolha das declarações por correio eletrónico, a fim de assegurar a aposição das assinaturas num único documento”.

É da competência da administração do condomínio:

• Escolher a forma de realizar a assembleia de condóminos (videoconferência, modelo misto, ou presencialmente)
• Definir a ordem de recolha das assinaturas da ata (embora não faça muito sentido a razão para definição da ordem de recolha das declarações)

Nº 6

“As assembleias de condóminos e a assinatura ou subscrição das respetivas atas que tenham sido realizadas antes da data de entrada em vigor do presente regime são válidas e eficazes desde que tenha sido observado o procedimento previsto nos números anteriores”.

Vigora no nosso ordenamento jurídico o princípio da não retroatividade das leis, prevendo exceções, como é o caso desta norma, desde que:

• O administrador, quando convocou a assembleia virtual ou mista, tenha informado os condóminos qual a plataforma escolhida, com a explicação sobre a forma de acesso/ingresso na reunião, que tanto pode ser através de um link, código de acesso, ou outro.
• As assembleias por videoconferência tenham sido realizadas sem a oposição de nenhum condómino.
• As assinaturas da ata tenham sido efetuadas por assinatura eletrónica qualificada ou manuscritas sobre o original ou sobre documento digitalizado.
• As subscrições da ata tenham sido feitas por declaração, assinada e entregue ou enviada para a administração do condomínio.

Temos, porém, que ter em consideração algumas dificuldades práticas

A falta de condições dos condóminos: Nem todos têm o equipamento necessário e muitos não terão conhecimento para utilização de plataformas de comunicação à distância (iliteracia informática).

Falta de meios nas microempresas:  Grande parte das empresas do setor são microempresas e, sobretudo as que estão numa fase inicial da sua atividade, terão dificuldade em possuir todos os meios necessários para realizar assembleias no modelo misto, especialmente fora do escritório (necessário ter mais que um monitor, micro, câmara de vídeo, acesso à internet, etc) tendo necessariamente que recorrer ao aluguer de instalações e recursos para realizar o modelo mistos, com custos que terão que ser suportados pelo condomínio, o que não se antecipa de fácil execução.

O registo de presenças: porque a norma é omissa, quem preside/organiza a assembleia virtual ou mista, deverá pedir autorização para gravar a reunião e deverá utilizar a janela de conversa (chat) da plataforma, para registo do nome completo e fração dos participantes (por altura da entrada), sendo declarativa e testemunhada pelos restantes participantes no caso da participação por telefone. Outra dificuldade é a verificação da qualidade de condómino ou representante, na participação por videoconferência.

Presidência da assembleia: deverá ser assegurada pela administração, sempre que possível e não haja oposição dos condóminos; se for escolhida outra pessoa, o administrador deve ceder-lhe a organização na plataforma.

Votação: Sugere-se utilização da janela de conversa (chat) da plataforma, para a votação dos assuntos a submeter à deliberação dos condóminos, com a indicação da fração e voto (favor, contra, abstenção).

Elaboração da ata: nada obriga que a ata seja elaborada na reunião, mas traz vantagens se for lida no final da assembleia, de forma a evitar discordância futura em relação ao seu conteúdo.

Assembleias em modelo misto: Porque a maior parte dos edifícios não têm condições para neles se realizar estas assembleias (falta de internet, impossibilidade de acesso à rede, etc) e porque a administração não está obrigada a ter todos os meios necessários para o efeito (computador, monitor de visualização para os condóminos presentes, micro, etc), elas deverão realizar-se nos escritórios da administração (havendo condições para isso) ou em local a alugar pelo condomínio. Não se colocando nenhuma destas hipóteses, só poderá realizar-se a assembleia presencial, quando isso for possível e em respeito pelas regras aplicáveis à realização de eventos corporativos.

Correio eletrónico: Pela primeira vez o legislador admitiu que a correspondência trocada entre administração e condomínios se faça por correio eletrónico no caso da assinatura e subscrição da ata, mas deveria ter alargado essa possibilidade a toda a correspondência (convocatória, notificação das deliberações, etc.), o que se espera possa ser corrigido em tempo útil.