DOCUMENTOS DO CONDOMÍNIO: PRAZO PARA O ADMINISTRADOR OS GUARDAR

Qual o prazo a que o administrador do condomínio está obrigado a guardar os documentos do condomínio? Solicitamos parecer sobre o assunto ao gabinete jurídico que presta apoio à APEGAC, que nos transmitiu o seguinte:

1. O dever de guardar e manter todos os documentos que digam respeito ao condomínio, está atualmente previsto na alínea n) do artigo 1436.º (Funções do administrador) do Código Civil (CC) (e que correspondia na versão anterior do à al. m) do mesmo artigo); Para efeitos de qualificação do conceito de documentos importa ter presente o artigo 362.º do Cód. Civil que expressa que “prova documental é a que resulta de documento; diz-se documento qualquer objeto elaborado pelo homem com o fim de reproduzir ou representar uma pessoa, coisa ou facto”.
2. Tal dever não se confunde com o dever de prestar contas à assembleia cuja previsão consta na alínea l) do mesmo artigo (funções do administrador) e que correspondia na versão anterior à al. j), sendo manifestamente diferente.
3. Deve-se ter presente o facto de que uma vez cumprido o dever de prestar contas, os documentos que titulam essa prestação de contas passam a ser documentos que dizem respeito ao condomínio e, portanto, sujeitas ao regime do dever do administrador guardar os documentos.
4. Assim, cumprido o dever de prestar contas surge na esfera jurídica do administrador o dever de as guardar como documentos que atestam a globalidade dessa realidade jurídica. Note-se que essa globalidade jurídica abrange uma ampla diversidade de interesses jurídicos a que necessariamente vão corresponder prazos diferentes para as acautelar. Vejamos a título de exemplo: o interesse dos condóminos que queiram provar o cumprimento do dever de pagamento das suas quotas, ou simplesmente de os consultar; o interesse dos administradores que queiram atestar que cumpriram o dever de prestar contas; o interesse do estado para efeitos de cumprimento dos deveres fiscais…

1. Importa nesta fase, fazer desde já uma ressalva. Existindo os documentos solicitados (atas, contas, orçamentos e despesas) a administração não pode impedir a consulta dos mesmos aos condóminos, não se vislumbrando norma que possa impedir o acesso a tal direito.
2. Não existindo os documentos, que digam respeito ao condomínio, por não terem sido guardados e mantidos, importa aferir se existiu violação do dever da administração do condomínio (atual ou anteriores). A violação do dever de guarda e manutenção de documentos releva para efeitos de responsabilidade pelos prejuízos causados (ver atual n.º 3 do artigo 1436.º do CC).
3. A lei não estabelece um prazo, limite temporal, para o dever de o administrador guardar os documentos, nem estabelece uma graduação de importância de documentos a guardar. Bem antes pelo contrário estabelece um critério amplo (todos os documentos que “digam respeito ao condomínio”). Pelo que se entende que os documentos devem ser mantidos a todo o tempo.
4. Deixa-se alguns exemplos, pois crê-se impossível elencar todas as situações, cuja prova carece de documento e respetivo prazo necessário para a sua guarda e manutenção:

– o original do regulamento do condomínio, não revogado, é necessário a todo o tempo, assim como o título constitutivo da propriedade horizontal;

– o prazo ordinário da prescrição é de vinte anos (art.º 309º do CCl);

-os documentos que comprovem o pagamento dos serviços incluídos nas prescrições presuntivas (cfr. art.ºs 312º e segs. do CC);

– as dívidas dos condóminos (cfr. art.º 309º e 301º, al. g) do CC);

– prazo de garantia da empreitada (cfr. art.º 1225º do CC);

– prazos estabelecidos nas garantias dos imóveis e móveis (Decreto-Lei 84/2021 de 18 de outubro);

– prazo estabelecido no CIVA (art.º 52º): 10 anos.

9. A utilidade do documento a manter ou a guardar varia em função da particularidade da situação. Sendo certo que os documentos se destinam em última análise a provar factos jurídicos. Esgotada a necessidade de prova por se ter esgotado o prazo de caducidade ou de prescrição o documento cujo facto se visava provar perde serventia.
10. Em conclusão: os documentos que digam respeito ao condomínio devem ser mantidos e guardados pelo administrador a todo o tempo. A violação desse dever importa em responsabilidade civil e criminal do administrador. A utilidade e a necessidade do documento varia em função da particularidade da situação jurídica em concreto e do prazo estabelecido na lei para a caducidade e prescrição dessa situação em concreto. Esgotado o prazo da caducidade ou de prescrição da situação em concreto fica esgotada a responsabilidade do administrador por não existir interesse de prova a acautelar com a manutenção da guarda do documento. Ressalva-se a possibilidade de a assembleia de condóminos fixar um prazo limite para a destruição dos documentos que suportam as contas do condomínio. Assim, caso o condomínio não tenha espaço físico para guardar os documentos e não tendo também o administrador esse espaço, este deverá levar o assunto à assembleia de condóminos, para ser esta a decidir a forma de armazenamento do arquivo, reforçando-se que o administrador deve ter sempre em sua posse os principais documentos do condomínio, como é o caso do título constitutivo da propriedade horizontal, plantas do edifício, regulamento do condomínio, livros de atas, inventário, etc.