COMO SELECIONAR A ADMINISTRAÇÃO DO SEU CONDOMÍNIO

Em primeiro lugar cumpre deixar claro o que significa escolher quem irá administrar o seu condomínio.

Conceptualmente estamos a falar de quem vai gerir os recursos das áreas comuns do condomínio e, de alguma forma, contribuir para garantir o cumprimento das regras e princípios de vivência comum dos diversos co- habitantes do condomínio, de forma a assegurar a todos a qualidade de vida desejável e a valorização do património comum.

Em primeiro lugar cumpre deixar claro o que significa escolher quem irá administrar o seu condomínio.

Conceptualmente estamos a falar de quem vai gerir os recursos das áreas comuns do condomínio e, de alguma forma, contribuir para garantir o cumprimento das regras e princípios de vivência comum dos diversos co- habitantes do condomínio, de forma a assegurar a todos a qualidade de vida desejável e a valorização do património comum.

Que critérios devem ser considerados para selecionar o administrador?

Cada condomínio deverá estabelecer critérios próprios para selecionar o administrador, dentro de suas necessidades específicas. Podemos, no entanto, sugerir alguns critérios básicos para a seleção, em três níveis de importância e exigência.

Fatores de referência no processo de seleção:

1. INDISPENSÁVEL
   1. Credenciais da Empresa/ profissional de Administração de Condomínios
      1. Nome da Empresa
      2. Número de Identificação Fiscal

• Contactos: Morada/ Telefone/ email

1. Código da Certidão do Registo Comercial
2. Certidão de Não Dívida da Autoridade Tributária
3. Certidão de Não Dívida da Segurança Social

• Apólice de seguro de Responsabilidade Civil Contratual
• Referências de Condomínios Administrados pela empresa com contactos.

2. MUITO IMPORTANTE
   1. Proposta
      1. Honorários de Administração e taxa de IVA aplicável
      2. Proposta clara e inequívoca do nível de Serviços incluídos nos honorários propostos
   2. Tecnologias de informação
      1. Sistema IT de gestão de condomínios
      2. Acesso online ao arquivo digitalizado do Condomínio

• Acesso online a informação atualizada do Condomínio

1. Acesso a sistemas de pagamento
2. Acesso online à legislação atualizada sobre Condomínios

1. Capacidade de resposta
   1. Qualificação dos RH da empresa
   2. Carteira de fornecedores/ parcerias para resposta a necessidades específicas do Condomínio (Manutenção e Conservação do edifício/ equipamentos, Limpezas, jardinagem e Piscinas, Jurídica, Contabilidade)
2. IMPORTANTE
   1. Garantias de Qualidade
      1. A Atividade de Gestão e Administração de Condomínios deverá ser a atividade principal da entidade e não acessória ou marginal.
      2. Vínculo a um Código Deontológico de boas práticas no mercado.

• Certificação num Sistema de Qualidade Auditado por uma entidade reconhecida.

1. Existência comprovada de um Sistema de Qualidade
2. Indicadores de Qualidade/Eficiência (Taxa de sucesso na cobrança, índice de execução das deliberações, Índice de resolução de ocorrências)

Uma vez na posse das propostas deverão ser selecionados os fatores que devem ser considerados na avaliação de cada fornecedor.

Será certamente relevante e contribuirá positivamente para o processo a atribuição de pesos específicos dentro de cada fator, determinando a importância de um fator em relação aos outros.

Atribuir uma classificação aos prestadores potenciais para cada fator importante relacionado com os serviços a prestar será uma ajuda determinante para a seleção.

Os cuidados e tempo investido neste processo têm um retorno importante na qualidade do serviço que que a administração do condomínio poderá vir a garantir e na perspetiva de ter que enfrentar situações menos agradáveis no futuro.

Neste processo existe um fator, que não devendo ser determinante nunca será de somenos importância: o preço.

Existe uma tendência natural para optar pelo menor preço, o que nem sempre corresponderá à melhor opção ou até à melhor opção financeira para o condomínio. É do senso comum o valor do trabalho e em particular dos serviços e o entendimento do nível de serviços requeridos e do ajustamento do valor desse trabalho é muito importante na decisão sobre uma proposta de administração de condomínio.

Uma proposta com um valor de honorários claramente subdimensionado não significa seguramente que o proponente vai trabalhara gratuitamente, pelo que se poderá inferir que ou vai ter outra forma de garantir o pagamento ou não vai fazer nada, o que provavelmente será pior ainda.

Em conclusão, é muito importante que o condomínio tenha, neste processo, a consciência das suas necessidades e do nível de serviços que pretende e está disposto a pagar, para poder avaliar a qualidade da proposta e da empresa a quem vai entregar a gestão do seu mais valioso património.

Uma boa administração de condomínio, em termos práticos, através de uma gestão eficaz e profissional dos recursos do condomínio, através da sua rede própria de parceiros e da sua experiência de gestão de múltiplos condomínios pode gerar eficiências no condomínio que superam amiúde o valor dos honorários cobrados.

Não deixe ao sabor do acaso a gestão do seu património, faça uma escolha consciente e avisada.

APEGAC – Associação Portuguesa de Empresas de Gestão  e Administração de Condomínios